เคล็ดลับการบริหารเวลา เพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เคล็ดลับการบริหารเวลา เพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เวลาของทุกคนมีเท่ากัน คือ 24 ชั่วโมง ไม่ว่าใครก็ได้รับความยุติธรรมเพราะได้มาฟรีและมีอยู่จำกัด ถ้าได้ใช้หมดไปแล้วก็ไม่สามารถซื้อหรือขอยืมใครได้ แต่ทำไมบางคนกลับบ่นว่า ไม่มีเวลา จึงทำให้มีข้ออ้างในสิ่งที่สำคัญและจำเป็นต้องทำ ซึ่งกว่าจะรู้ก็สายไปแล้ว เช่น ไม่มีเวลาออกกำลังกายหรือดูแลตัวเอง กว่าจะเห็นความสำคัญได้ก็ต่อเมื่อนอนป่วยอยู่บนเตียงแล้ว ด้วยเหตุนี้ เราจึงมาบอกเคล็ดลับการบริหารเวลาเพื่อจะได้ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งมีอะไรบ้าง มาดูกัน

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับที่ 1 จัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง

การเรียงลำดับในสิ่งที่มีความสำคัญก่อนหลังเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม เพราะถ้าไม่ได้จัดลำดับความสำคัญลดหลั่นกันไป ทำให้มองว่าทุกอย่างสำคัญไปหมด แล้วเลือกที่จะลงมือทำสิ่งที่เรารู้สึกอยากทำก่อน ก็จะไปกินเวลาในสิ่งที่จำเป็นต้องทำจริง ๆ หรือสิ่งที่สำคัญมากกว่าก็ได้ ซึ่งอาจจะส่งผลให้เกิดปัญหาในเรื่องของการไม่มีเวลาตามมา

กรณีสำหรับคนที่ต้องทำงาน จะดีไม่น้อยเลยหากมีการใช้หลักการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังก็จะช่วยลดปัญหางานค้างได้ดี ซึ่งมีทั้งหมด 4 หลักการ ประกอบด้วย หลักการที่ 1 งานที่ต้องทำวันนี้และเดี๋ยวนี้ คือ งานที่สำคัญและเร่งด่วน หลักการที่ 2 งานที่ควรทำวันนี้ คือ งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน หลักการที่ 3 งานที่ควรทำวันพรุ่งนี้ คือ งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน หลักการที่ 4 งานที่ทำวันไหนก็ได้ คือ งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

เคล็ดลับที่ 2 จัดการเวลาออกเป็น 3 ส่วนเท่ากัน

การจัดการเวลา 24 ชั่วโมง แบ่งออกเป็น 3 ส่วน หมายความว่า ให้เฉลี่ย 8 ชั่วโมงเท่ากันหมด โดยส่วนที่หนึ่ง 8 ชั่วโมงของการนอนหลับ โดยให้เน้นเวลาเข้านอนเป็นหลัก ไม่ใช่เวลาตื่นนอน ซึ่งจำนวนชั่วโมงแต่ละคนไม่เท่ากัน ส่วนใหญ่จะเป็น 8 ชั่วโมง ส่วนที่สอง 8 ชั่วโมงของการทำงานหรือเรียนหนังสือ ส่วนที่สาม 8 ชั่วโมง จัดการในเรื่องต่าง ๆ นอกเหนือจากส่วนที่หนึ่งกับสอง ไม่ว่าจะเป็น การเดินทาง เข้าสังคม กิจกรรมยามว่าง งานอดิเรก ออกกำลังกาย อาบน้ำแต่งตัว หรืออื่น ๆ

เคล็ดลับที่ 3 จัดสรรเวลาอย่างมีวินัย

สิ่งที่ทำอยู่หากไม่มีวินัยในการบริหารเวลา โดยเฉพาะสิ่งที่ทำให้ดึงเวลาจนเสียหายได้ เช่น เล่นเกมส์ เที่ยวกลับดึกมาก ดื่มแอลกอฮอล์จนเมา เป็นต้น เพราะต่อให้มีการจัดสรรเวลาที่ดี ก็อาจจะรวนไปหมด จนกระทั่งไม่มีเวลาเหลือในการทำอะไรที่สำคัญหรือทำอะไรไม่ค่อยทัน นำไปสู่ความวุ่นวายในชีวิตประจำวันได้

ยุคปัจจุบันเป็นยุคข้อมูลข่าวสารเต็มไปหมด ทำให้โลกเปลี่ยนไปเร็วและการสื่อสารก็เป็นไปอย่างกว้างขวาง ทำให้ผู้คนจำนวนมากมีความรู้สึกเหนื่อยที่จะต้องแข่งขันกับงาน แข่งกับเวลาและแข่งกับตัวเอง ดังนั้น จึงจำเป็นต้องบริหารเวลาเพื่อจะได้มีวิถีชีวิตที่สบายขึ้น โดยไม่ต้องรีบร้อนลุกลี้ลุกลนนั่นเอง

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับบริหารเวลาให้คุ้มค่ากว่าคนอื่น

บริหารเวลาให้คุ้มค่า ดังนี้

ทุกคนมีเวลาที่เท่ากัน 24 ชั่วโมงต่อวัน แต่การใช้เวลาให้คุ้มค่าแต่ละคนทำได้ไม่เท่ากัน การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทำงานได้ปริมาณงานมากขึ้น มีเวลาเพิ่มขึ้นสำหรับการพักผ่อนและดูแลตัวเอง การบริหารเวลาได้ดีจึงเป็นแต้มต่อ แต่จะบริหารเวลาอย่างไรจึงเรียกได้ว่า “คุ้มค่า” ? คำตอบคือ จัดแบ่งเวลาให้เหมาะสมและลงตัวซึ่งเป็นเรื่องที่ทำได้ไม่ยาก และสามารถทำได้ทันที

บริหารเวลาให้คุ้มค่า ดังนี้

เริ่มจากฝึกตัวเองให้ตื่นนอนเร็วกว่าปกติ เพื่อให้มีเวลาออกกำลังกายก่อนเริ่มภารกิจหน้าทีการงาน จะสร้างสมาธิและอารมณ์ที่แจ่มใส ส่งผลต่อสุขภาพที่ดีในระยะยาว ทั้งยังมีเวลาสำหรับการเตรียมตัวเดินทาง โดยไม่ต้องเผชิญกับการจราจรที่ติดขัดอย่างหนักด้วย

จัดตารางการทำงาน กำหนดความเร่งด่วนและลำดับก่อนหลังของงานแต่ละชิ้นให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถเตรียมตัวกับแต่ละงาน แต่ละการประชุมได้ดีขึ้น งานที่สำคัญมากและเร่งด่วนที่สุด ควรเป็นงานชิ้นแรกที่จะต้องทำให้ช่วงเช้า เนื่องจากเป็นช่วงที่ร่างกายและสมองพร้อมที่สุด ส่วนงานในตอนบ่ายควรจะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน คนที่คุ้นเคยกับการทำ “To Do List” จัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของงานในแต่ละวันต้องถือว่า คนนั้นเดินถูกทางแล้ว

จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เป็นอีกตัวช่วยในการบริหารเวลา เพราะจะช่วยให้ทุกอย่างง่ายต่อการค้นหาและไม่ต้องใช้เวลากับการค้นเอกสารมาก สิ่งนี้ยังรวมถึงการจัดเอกสารในระบบคอมพิวเตอร์เป็นโฟลเดอร์ด้วย

รู้จักปฏิเสธ เป็นคุณสมบัติสำคัญในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ดีขึ้น หากปฏิเสธไม่เป็นหรือไม่กล้าปฏิเสธในบางเรื่องอาจทำให้ต้องรับภาระงานเพิ่ม ในเวลาที่มีเท่าเดิม ซึ่งอาจกระทบต่อคุณภาพผลงานของตัวเองได้

กำหนดชั่วโมงการทำงานให้ชัดเจน หมดเวลางานคือจบการทำงาน ในจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมดจะต้องกำหนดแผนให้งานแล้วเสร็จ เพื่อไม่ต้องนำงานเหลือค้างกลับไปทำที่บ้าน เพราะเท่ากับเป็นการบังคับตัวเองให้ทำงานเกือบตลอดเวลา เพราะหากทำเช่นนี้ นอกจากไม่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของชิ้นงานแล้ว ยังบั่นทอนพลังของการทำงานในระยะยาวด้วย

หยุดการใช้สื่อโซเชียลระหว่างทำงาน การทำงานที่สำคัญหรือต้องใช้ความรอบคอบในการตัดสินใจ ต้องตัดสิ่งรบกวนออกไป โดยเฉพาะสิ่งที่เป็นความเคยชิน อย่างสื่อโซเชียลทั้ง Line และ Facebook ควรปิดชั่วคราว เพื่อให้มีสมาธิกับงานให้มากที่สุด ซึ่งหากทำได้ในระยะยาวจะช่วยเพิ่มปริมาณงานทีทำได้ในแต่ละวันด้วย

ใช้เทคโนโลยีเป็นตัวช่วย มีหลายเทคโนโลยีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างดี เช่น การประชุมทางไกลผ่านระบบ Webinar หรือ Video call ที่สามารถให้พูดคุยกับผู้ร่วมงานพร้อมกันได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องอยู่ในสำนักงานพร้อมก้น ก็เป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับการบริหารเวลา

เวลาหมุนเร็วมาก ..กำลังจะผ่านไปอีกปีแล้ว… ลองสำรวจตัวเองว่าใช้เวลาในแต่ละวันได้มีประสิทธิภาพอย่างที่ควรจะเป็นแล้วหรือยัง หากคำตอบคือ “ยัง” ก็ควรรีบเปลี่ยนตัวเองทันที เพื่อให้ได้แต้มต่อจากการบริหารเวลาให้คุ้มค่ากว่าคนอื่น

เคล็ดลับบริหารเวลาให้คุ้มค่ากว่าคนอื่น

เคล็ดลับบริหารเวลางาน และเวลาส่วนตัว

เคล็ดลับบริหารเวลางาน และเวลาส่วนตัว

การจัดตารางเวลาทำงานจะช่วยให้คุณจัดระเบียบเวลาว่างและใช้ประโยชน์จากเวลาที่เหลืออยู่ได้ดีที่สุด การหาสมดุลระหว่างการทำงานและกิจกรรมยามว่างเป็นภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก แม้แต่ผู้ที่มีประสบการณ์อาจยังจัดการได้ยาก คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อไรที่ควรจะหยุดทำงาน ก้าวเดินออกจากโต๊ะทำงานไปทำกิจกรรมผ่อนคลาย โดยไม่ต้องกังวลว่าจะทำให้เสียงาน

คนส่วนใหญ่ยอมรับว่ายังอดคิดเรื่องงานไม่ได้ในระหว่างที่อยู่ที่บ้าน อาจพูดได้ว่าเป็นเรื่องยากที่จะแยกการทำงานออกจากชีวิตส่วนตัว ไม่ทราบว่าเมื่อไรควรทำงาน เมื่อไรควรให้เวลาความสุขกับตัวเอง อย่างไรก็ตาม ความสมดุลเป็นหัวใจสำคัญของชีวิตที่มีคุณภาพ มีความสุขและการทำงานที่มีประสิทธิผล มีข้อแนะนำต่อไปนี้เป็นวิธีในการจัดการแบ่งแยกงานออกจากเวลาส่วนตัว

มีพื้นที่ปลอดงานภายในบ้าน

หากคุณมีกำหนดพรีเซนต์งานสำคัญหรือการประชุมทางธุรกิจในช่วงเช้า ต้องแน่ใจว่าเตรียมตัวไว้พร้อมแล้ว บางครั้งอาจต้องหอบงานไปทำที่บ้านเพื่อดัดเกลาให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ ในสถานการณ์เช่นนี้ต้องใช้ห้องภายในบ้านเป็นที่ทำงานที่สงบและไม่มีใครเข้ามารบกวน แต่ห้องนอนจะต้องเป็นพื้นที่ปลอดงานโดยสิ้นเชิง เพราะเป็นพื้นที่ส่วนตัวสงวนไว้เพื่อนอนหลับและผ่อนคลายเท่านั้น ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการทำงานต้องไม่อยู่ในห้องนอน ถ้าไม่มีห้องทำงาน ควรใช้ห้องอาหารหรือมุมห้องนั่งเล่นแทน

กำหนดตารางเวลา

ช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ คุณควรวางแผนล่วงหน้าเพื่อโทรคุยธุรกิจหรือตอบอีเมล์ที่จำเป็นสัก 1-2 วัน เพื่อให้คุณยังคงมีช่วงเวลาส่วนตัวที่จำเป็นมากสำหรับครอบครัวและเพื่อนฝูง ลองเขียนบันทึกลงในสมุด วางแผนรายวันหรือเชื่อมโยงโทรศัพท์กับปฏิทินเพื่อจัดตารางเวลาทำงาน จะช่วยให้จัดระเบียบเวลาว่างและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ได้ดีที่สุด

Time Management

ฝึกตอบปฏิเสธ

แม้ว่าคุณจะคิดว่าการปฏิเสธลูกค้าหรือเจ้านายดูเป็นเรื่องใหญ่และยาก แต่คุณมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธการทำงานทุกครั้ง เพียงแต่ระมัดระวังพูดอย่างสุภาพ อธิบายให้เข้าใจว่าคุณจัดลำดับความสำคัญของงานก่อน ทุกคนเข้าใจว่าคนเรามีชีวิตส่วนตัวนอกที่ทำงาน ทำธุระเร่งด่วนให้ลูกค้าเป็นครั้งคราวได้ แต่อย่าทำจนติดเป็นนิสัย คุณสมควรสนุกกับเวลาส่วนตัวบ้าง

ไม่คบแต่เพื่อนร่วมงาน

แม้ว่าจะมีเพื่อนใกล้ชิดที่ทำงานด้วย แต่การสร้างมิตรภาพนอกสถานที่ทำงานก็เป็นสิ่งสำคัญ ถ้าเพื่อนทั้งหมดเป็นเพื่อนร่วมงาน ย่อมจะคุยเรื่องงานในเวลาส่วนตัว ทำให้รู้สึกพะวงเรื่องงานอยู่เสมอ หันเหความสนใจออกจากงานไม่ได้ มองหาเพื่อนจากงานอดิเรก รู้จักกับคนใหม่ที่มีความสนใจคล้ายกัน ช่วยให้สมองผ่อนคลายและไม่ติดกับดักการทำงานจนสูญเสียชีวิตส่วนตัวไป

ช่วงเวลาทำงานควรมีสมาธิอยู่กับงานอย่างไร ช่วงเวลาส่วนตัวก็ต้องเป็นเช่นเดียวกัน เป็นที่เข้าใจได้ว่าเวลาส่วนตัวอาจใช้เวลานานกว่าจะตอบกลับข้อความหรือยังไม่โทรกลับในทันที ระหว่างนั่งรับประทานอาหารค่ำหรือออกไปเที่ยวนอกบ้าน อย่าลืมวางโทรศัพท์ไว้ห่างตัว ใส่ในกระเป๋าถือหรือวางไว้ห้องอื่นก็ได้ จะช่วยให้คุณเอาใจใส่เพื่อนและครอบครัวของคุณได้อย่างเต็มที่ แยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้น